Stockage et conservation des archives

L’archivage pour les professionnels, une contrainte ?

La conservation d’archives est soumise à une réglementation stricte.

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans un cadre professionnel doit être conservé selon des durées minimales imposées par la loi. Cependant, la conservation des archives profesionnelles n’est pas limitée dans le temps. Une entreprise peut décider de conserver tel ou tel document à vie si elle le souhaite.

Consultez nos informations utiles pour plus d'informations.

La conservation de ces documents est importante en cas de contrôle par l’administration.

Nous gérons la conservation de vos archives papiers sur le type de rayonnage le plus adapté à la fréquence des recherches :

• Des palettiers pour conteneurs complets
• Des rayonnages sur tablettes pour boîtes d'archives
• etc.

La conservation de vos archives se fait à travers

• Une gestion informatique aléatoire des emplacements de conservation de vos archives pour une plus grande sécurité.
• Une conservation des archives dans des conteneurs anonymes et appropriés, codifiés et positionnés dans nos sites d'archivage.
• Une confidentialité des documents assurée : aucun intitulé ne figure sur les conteneurs d'archives. Les conteneurs sont aux couleurs d’ Archimest.
• Une sécurisation des archives : nos locaux sont hautement sécurisés et notre gestion aléatoire renforce ce système.
• Un respect des règles de l'environnement et développement durable : nos conteneurs d’archives sont en carton recyclé…
• Un suivi des délais de conservation légaux et réglementaires des documents archives de nos clients. Nous pouvons nous occuper pour vous de la destruction des archives ayant dépassées le délai de conservation légal.

Nos entrepôts répondent aux normes de sécurité pour une conservation sécurisée de vos archives papiers

• Entrepôts hors zone d’habitation,
• Espacement entre les bâtiments,
• Mur en pierre, charpente métallique, façade en bardage métallique, et sol : dalle béton,
• Mur et porte coupe feu,
• Partie d’habitation sur place qui permet une présence réactive,
• Ensemble clos de grillage,
• Détecteurs ioniques de fumée et détection de fumée par aspiration et analyse permanente de l’air,
• Trappes de désenfumage,
• Réserve d’eau de 1.000 m3 équipées d’évents pour éviter la formation de poches de gaz sous fend. L’entretien est assuré par la commune avec le concours des services incendie,
• Coupure électrique générale la nuit,
• Limitation des risques électrique la journée par la présence de relais qui interdisent des allumages inutiles en série,
• Extincteurs suivant le code du travail (article 232-12-17),
• Caserne des pompiers à proximité,
• Alarme anti-intrusion,
• Défense de fumer, d’introduire des liquides inflammables, et de manière contractuelle de déposer dans les conteneurs autre chose que des archives,
• Sauvegardes informatiques sur plusieurs types de supports conservées sur des sites différents.