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Actualités et vidéos de la société d'archivage Archimest

Actualités et vidéos de Archimest

Les enjeux de l’externalisation d’archives

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Pourquoi la sécurité des documents est essentielle

05/05/2020

Les failles de sécurité, les pertes d’informations, et les problèmes liés à la gestion et aux contentieux relatifs au non-respect des réglementations sont devenus si banals qu’ils semblent faire partie des activités « normales » de l’entreprise. Toutefois, ces contretemps peuvent aisément être évités. Par souci de simplicité, les organisations optent souvent pour des solutions d’archivage de documents moins performantes, ignorent les réglementations en vigueur ou ne mettent pas en place les processus assurant l’intégrité et la transparence des informations. Les entreprises qui adoptent des mesures de sécurité fiables sont moins susceptibles de s’exposer à de tels risques. Les documents sont essentiels au bon déroulement des activités des entreprises. Il est donc crucial que les données qu’ils contiennent soient protégées, et un archivage professionnel s’impose. Les sociétés doivent se poser les questions suivantes : Sommes-nous protégés contre les pertes accidentelles ou volontaires de données ? Sommes-nous en mesure de nous défendre contre les accusations de mauvaise gestion des données ? Sommes-nous à l’abri de toute amende conséquente ? Les utilisateurs ont-ils accès facilement au document requis ? Peuvent-ils stocker leurs archives en toute sécurité, sans que toute personne non autorisée y ait accès ? Est-ce que l’entreprise dispose d’un processus de rétention pour les informations confidentielles ? L’archivage externe dans une entreprise d’archivage de documents répond à l’affirmative à chacune de ces questions. Le contrat d’ARCHIMEST couvre les risques responsabilité civile ainsi que la reconstitution d’archives, et les conséquences pécuniaires de la non présentation d’archives inventoriées. Notre équipe d’archiviste dédiée réalise un inventaire précis de vos archives. Les archives inventoriées sont conservées pendant toute la durée de vie légale des pièces. Notre gestion d’archives permet une réponse très rapide aux demandes de consultations de documents. L’établissement d’une liste d’habilitation des personnes autorisées à consulter les archives permet de restreindre l’accès à l’information qui est conservée en toute confidentialité.

La digitalisation des entreprises conduit-elle à une disparition du papier ?

17/12/2019

À l’ère du digital, le volume de papier imprimé baisse d’environ 5 % par an. Force est de constater que devant un budget « impression » de 10 000 à 25 000 euros par an selon une étude de l’ADEME, une société d’une centaine de salariés est tentée de revoir sa copie. Le papier coûte cher ! Et la prise de conscience environnementale pousse beaucoup de dirigeants à prendre en compte l’empreinte carbone de nombreuses activités, et l’impression est dans le viseur. Pour cette raison, des sociétés, telles que Ricoh, ont mis en place des plans de développement durable pour la fabrication de dispositifs d’impression visant à l’émission zéro de gaz à effet de serre d’ici 2050. Pour autant, le moment est-il venu d’annoncer l’extinction du papier et de l’impression ? Car pas de digitalisation possible sans dématérialisation au préalable. L’expression « zéro papier » apparaît pour la première fois dans les années 90. Pourtant aujourd’hui, un salarié consomme toujours entre 70 et 80 kg de papier chaque année selon cette même étude de l’ADEME. Alors certes, la digitalisation croissante va entraîner une diminution des volumes d’impression. Mais les experts ne prédisent pas une disparition du papier pour autant ! L’étude de marché mondial Global Print 2025 de Quocirca a révélé que l’impression restait un élément important des activités quotidiennes de 78% des organisations et 64% des personnes interrogées s’attendent à ce qu’il en soit toujours ainsi en 2025. L’impression doit simplement maintenant coexister avec le monde numérique. Notons que 85% des Français indiquent avoir une préférence pour le livre papier et 80% pour les magazines papier (étude TOLUNA de juin 2017). La presse écrite est considérée comme l’un des moyens d’information les plus fiables par les Français à 52%, très loin devant internet (25%). Pourquoi ? Parce que le papier rassure. Et le papier est plus confortable à la lecture que n’importe quel écran. Argument important auprès du nombre croissant d’actifs qui poursuit sa carrière bien après l’âge de la retraite. Ils ont besoin du papier, ils « lui font confiance » pour sa simplicité, alors qu’une formation est souvent nécessaire pour utiliser de nouveaux outils numériques. Au-delà de son contenu, c’est surtout « l’objet papier », avec son odeur et son touché particulier qui séduit. De plus, les nouvelles technologies d’impression et de finition donnent de la valeur ajoutée au papier en s’adaptant aux tendances de la société. Elles l’ennoblissent, avec des vernis, du fluo, du blanc, du transparent : la créativité est infinie. Comme le papier, les entreprises aussi se réinventent pour offrir toujours davantage aux clients finaux. Elles créent notamment des ponts entre le papier et le digital. Le document que l’on a dans les mains est ainsi une continuité physique de nos smartphones ou tablettes. Prenons un autre exemple, cette fois dans le secteur marketing et plus particulièrement le packaging. Connaissez-vous le papier qui parle quand on l’effleure ou si l’on souffle dessus ? Il s’illumine et transmet des informations. Le papier interactif n’est pas de la science-fiction ! Avec un circuit électronique caché dans son épaisseur, il a été récemment présenté dans le cadre du projet PaperTouch. Depuis que la filière papier s’est remise en cause par le reboisement des forêts et l’utilisation d’encre végétale, et que l’on sait que le numérique engloutit près de 10% de la consommation mondiale d’électricité, le papier a regagné ses lettres de noblesse. En France, chaque année, il se vend encore 75 millions de cartes postales et 72 millions de cartes de vœux. Même la génération actuelle n’a pas envie d’un monde uniquement sur écrans. Pour apprendre ou réviser, 78% des étudiants préfèrent les impressions aux contenus numériques. Le papier leur permet de mieux retenir les informations pour 72% d’entre eux ou de faciliter l’annotation pour 82%. La preuve que le papier a encore de belles années devant lui… Source Forbes : https://www.forbes.fr/business/la-digitalisation-des-entreprises-va-t-elle-conduire-a-une-disparition-du-papier/?cn-reloaded=1

L'importance de l'archivage physique | Interview de M. Nathanson, directeur commercial

04/12/2019

Pourquoi l'archivage physique est-il toujours aussi important ? Découvrez la réponse dans cette courte vidéo.

Archivage physique VS Archivage numérique

15/10/2019

Le monde change, l’évolution technologique est de plus en plus rapide et transforme la vie des individus : leurs façons de rechercher, de s’informer, de communiquer, de consommer, et aussi de travailler. Les entreprises l’ont bien compris. Les NTIC sont au cœur du développement des acteurs économiques. Aussi, elles doivent s’adapter pour répondre aux besoins de leurs clients et aux contraintes réglementaires. Dans leurs transformations numériques, elles idéalisent le zéro papier : plus d’archivage papier à effectuer. Elles règleraient ainsi leurs problèmes de place et de gestion d’archives. Nombreuses sont celles qui projettent de remplacer les archives physiques par les archives numériques sans savoir ce que cela coûte, et demandent aux sociétés d’archivage de numériser leurs fonds d’archives existants et d’effectuer la destruction des documents physiques. L’objectif étant de conserver uniquement le document PDF. Dans ce cas de figure, ARCHIMEST recentre le débat et met en avant les éléments suivants : Il y a souvent confusion entre la numérisation d’un document original sous sa forme papier, et la création d’un document au format numérique dès l’origine. Dans le premier cas, le document original restera toujours le document papier, et c’est lui qui fera foi devant les juges en cas de contentieux. En effet, un PDF est facilement falsifiable. Il est donc impératif de conserver les archives papiers pendant toute la durée légale. Dans le second cas, le système informatique intègre un logiciel qui permet de concevoir le document électroniquement. C’est ce document numérique signé électroniquement par les parties qui est l’original, et qui fera foi en cas de contestation ou de contentieux. Dans ce cas de figure, il n’est pas nécessaire d’imprimer et de conserver l’exemplaire papier. Les coûts importants qu’implique la numérisation d’un fonds d’archives existants sans avoir de retour sur investissement. En effet, compte tenu des données ci-dessus, quel est l’intérêt d’effectuer une numérisation de masse sachant qu’il faudra conserver les archives originales ? De plus, il ne sert à rien de numériser les documents administratifs et comptables qui ne seront jamais consultés, ou de manière exceptionnelle. La numérisation des documents doit être motivée par d’autres critères, comme par exemple avoir un accès immédiat à l’information pour répondre à un client. Dans ce cas de figure, elle se justifie pour certains documents ou certains métiers : exemple des contrats clients pour les loueurs de véhicules. Si l’entreprise souhaite mettre en place une solution numérique, il est plus judicieux de faire abstraction du passif, et de commencer à l’instant présent pour les documents à venir. Dans la transformation numérique, les progrès à venir sont encore nombreux. On sait bien que chaque progrès technologique apporte son lot de bienfaits et de nuisances, internet n’échappe pas à la règle. L’homme qui l’utilise reste lui-même, comme dans tous les domaines, il est l’artisan du meilleur comme du pire. Pour le moment, les entreprises ont bien des raisons de se protéger en conservant leurs archives papiers.

Pourquoi confier ses archives à un prestataire extérieur ?

17/09/2019

Les entreprises françaises ont longtemps conservé leurs archives en interne dans leurs propres locaux. En effet, dans la culture française, les archives représentent l’histoire de la société, et s’en dessaisir est psychologiquement assimilé à la perte d’une partie de son identité. Mais depuis les années 60, les entreprises ont commencé à confier leurs archives à des prestataires spécialisés. Ce mouvement s’est généralisé dans les années 90. Mais pourquoi procéder à un archivage externalisé, et confier ses documents à une société d’archivage ? Tout d’abord, les entreprises rencontrent des problèmes de place. Les locaux sont saturés par l’archivage des documents administratifs. Plutôt que de louer des surfaces à un prix élevé pour le stockage d’archives papier sans avoir un archivage professionnel, elles se tournent vers un prestataire en archivage qui propose une solution clé en main. Le prix du m2 élevé oblige les entreprises à trouver des solutions. Le coût du stockage d’archives sera beaucoup plus important en interne, que dans une entreprise d’archivage de documents. Celle-ci optimise ses entrepôts, et mutualise les coûts avec l’ensemble de ses clients. Aujourd’hui, les entreprises se recentrent sur leurs métiers, et ne se laissent pas polluer par des tâches qui ne rapportent rien. Conserver et gérer ses archives en interne implique de mettre en place une organisation où un salarié est responsable de la solution d’archivage, notamment pour la gestion des archives en cas de consultation de documents et de destruction des archives obsolètes. Si personne n’en est responsable, le respect du classement mis en place est immédiatement perdu, et la destruction de document obsolète n’est jamais effectuée. Les durées de conservation réglementaires sont relativement longues. Aussi, l’entreprise doit s’assurer de la bonne qualité de la conservation des documents pendant toute cette période. Les entrepôts des sociétés d’archivage sont construits pour garantir une conservation optimale des documents dans le temps. De plus, l’utilisation des caisses conteneurs spécialement fabriquées pour Archimest renforce la bonne tenue des archives. Par contre, ce n’est souvent pas le cas en interne dans les propres locaux de l’entreprise, où les caves sont humides, ce qui détériore le papier. Vient s’ajouter à cela le risque de dégâts des eaux qui détruisent la totalité des archives. Plus généralement, la sécurité des installations est à vérifier. Les locaux des prestataires d’archives répondent aux normes de sécurité pour une conservation sécurisée des archives papiers, notamment en terme de sécurité incendie et anti-intrusion. Malgré cela, si un sinistre devait arriver, les sociétés d’archivage professionnelles sont assurées en tant que dépositaires d’archives, et les clients seraient indemnisés. Les sociétés ne possèdent pas en interne des systèmes de sécurité adaptés aux archives, et souvent, ne pensent pas déclarer à leurs assureurs que les caves abritent des archives papier en grande quantité. C’est encore pire dans les boxes de parking, où c’est interdit par les règlements de copropriété. Depuis un peu plus de un an, les entreprises sont confrontées aux règles de protection des données personnelles (RGPD). Les archives sont souvent facilement accessibles par tous les salariés, et les règles de confidentialité ne sont pas respectées. Depuis la mise en place de la RGPD, l’externalisation des archives, et particulièrement celles du personnel sont en constante augmentation pour solutionner ce problème. Enfin, confier ses archives à un professionnel permet de connaître en profondeur son fonds d’archives. En effet, le prestataire en archivage effectue un inventaire détaillé par unité d’archivage des archives confiées par le client pour lui garantir un service de qualité en cas de demande de rapatriement de documents à consulter, ou pour proposer une fois par an le prévisionnel de destruction des archives obsolètes. Pour toutes ces raisons, et il y en a forcément d’autres, les dirigeants d’entreprises se sont tournés vers l’archivage externe. Aujourd’hui, plus de la moitié des entreprises privées françaises ont externalisé leurs archives. Les établissements du secteur public qui avaient recours à cette pratique de manière exceptionnelle, ont également emboîté le pas. Ils rattrapent le retard, et procèdent à l’externalisation des archives éliminables.