Les entreprises françaises ont longtemps conservé leurs archives en interne dans leurs propres locaux. En effet, dans la culture française, les archives représentent l’histoire de la société, et s’en dessaisir est psychologiquement assimilé à la perte d’une partie de son identité. Mais depuis les années 60, les entreprises ont commencé à confier leurs archives à des prestataires spécialisés. Ce mouvement s’est généralisé dans les années 90.
Mais pourquoi procéder à un archivage externalisé, et confier ses documents à une société d’archivage ?
Tout d’abord, les entreprises rencontrent des problèmes de place. Les locaux sont saturés par l’archivage des documents administratifs. Plutôt que de louer des surfaces à un prix élevé pour le stockage d’archives papier sans avoir un archivage professionnel, elles se tournent vers un prestataire en archivage qui propose une solution clé en main.
Le prix du m2 élevé oblige les entreprises à trouver des solutions. Le coût du stockage d’archives sera beaucoup plus important en interne, que dans une entreprise d’archivage de documents. Celle-ci optimise ses entrepôts, et mutualise les coûts avec l’ensemble de ses clients.
Aujourd’hui, les entreprises se recentrent sur leurs métiers, et ne se laissent pas polluer par des tâches qui ne rapportent rien. Conserver et gérer ses archives en interne implique de mettre en place une organisation où un salarié est responsable de la solution d’archivage, notamment pour la gestion des archives en cas de consultation de documents et de destruction des archives obsolètes. Si personne n’en est responsable, le respect du classement mis en place est immédiatement perdu, et la destruction de document obsolète n’est jamais effectuée.
Les durées de conservation réglementaires sont relativement longues. Aussi, l’entreprise doit s’assurer de la bonne qualité de la conservation des documents pendant toute cette période. Les entrepôts des sociétés d’archivage sont construits pour garantir une conservation optimale des documents dans le temps. De plus, l’utilisation des caisses conteneurs spécialement fabriquées pour Archimest renforce la bonne tenue des archives. Par contre, ce n’est souvent pas le cas en interne dans les propres locaux de l’entreprise, où les caves sont humides, ce qui détériore le papier.
Vient s’ajouter à cela le risque de dégâts des eaux qui détruisent la totalité des archives. Plus généralement, la sécurité des installations est à vérifier. Les locaux des prestataires d’archives répondent aux normes de sécurité pour une conservation sécurisée des archives papiers, notamment en terme de sécurité incendie et anti-intrusion. Malgré cela, si un sinistre devait arriver, les sociétés d’archivage professionnelles sont assurées en tant que dépositaires d’archives, et les clients seraient indemnisés. Les sociétés ne possèdent pas en interne des systèmes de sécurité adaptés aux archives, et souvent, ne pensent pas déclarer à leurs assureurs que les caves abritent des archives papier en grande quantité. C’est encore pire dans les boxes de parking, où c’est interdit par les règlements de copropriété.
Depuis un peu plus de un an, les entreprises sont confrontées aux règles de protection des données personnelles (RGPD). Les archives sont souvent facilement accessibles par tous les salariés, et les règles de confidentialité ne sont pas respectées. Depuis la mise en place de la RGPD, l’externalisation des archives, et particulièrement celles du personnel sont en constante augmentation pour solutionner ce problème.
Enfin, confier ses archives à un professionnel permet de connaître en profondeur son fonds d’archives. En effet, le prestataire en archivage effectue un inventaire détaillé par unité d’archivage des archives confiées par le client pour lui garantir un service de qualité en cas de demande de rapatriement de documents à consulter, ou pour proposer une fois par an le prévisionnel de destruction des archives obsolètes.
Pour toutes ces raisons, et il y en a forcément d’autres, les dirigeants d’entreprises se sont tournés vers l’archivage externe. Aujourd’hui, plus de la moitié des entreprises privées françaises ont externalisé leurs archives. Les établissements du secteur public qui avaient recours à cette pratique de manière exceptionnelle, ont également emboîté le pas. Ils rattrapent le retard, et procèdent à l’externalisation des archives éliminables.
